Waarde confraters,
Beste medewerkers Tweedelijnsbijstand,
Uw BJB is in de laatste rechte lijn voor wat betreft haar interne controle, nazicht van uw puntenverslagen.
Het betreft de puntenverslagen dewelke u werd verzocht, uiterlijk 15 juli dit jaar, bij uw BJB ter nazicht in te dienen.
Ontving u, in een puntenverslag een verzoek om bijkomende toelichting en/of stukken, het dossier kreeg dan normaliter de status “voorstel afsluiten – onvolledig”, dan heeft u nog tot en met 15 september 2026 teneinde deze dossiers aan ons terug te sturen, evident voorzien van de nodige aanvulling.
Voor dossiers aangevuld en teruggestuurd na die datum, geldt dat zij normaliter niet zullen meegaan voor uitbetaling (approximatief, gelet op voorgaande jaren en onder voorbehoud) eind mei/begin juni 2027.
U dient erop toe te zien dat uw dossier de gepaste status heeft, i.e. een status “voorstel afsluiten” en dus niet op “voorstel afsluiten-onvolledig” blijft staan. Enkel met de gepaste status (én de gevraagde extra info/stukken) komt het terug onder de aandacht van de bevoegde Adjunct/controleur.
U vult daarom niet alleen aan en/of antwoordt aan de controleur, maar u moet daartoe het dossier opnieuw ‘doorsturen’ naar ons (gele knop onderaan tabblad afsluiten). Pas door deze actie krijgt uw dossier de status “voorstel afsluiten” en komt het opnieuw bij de controleur terecht.
Voorts wordt ook aandacht gevraagd voor de status “voorstel afsluiten-wijziging BJB”.
Telkenmale er een wijziging door een Adjunct/controleur aan uw puntenverslag wordt aangebracht, krijgt het dossier eerst deze status.
Theoretisch heeft u daarop drie mogelijkheden.
Optie 1: U kan niets doen, de termijn zoals opgegeven in het dossier laten verstrijken, waarop het dossier automatisch de status “afgesloten door Balie” krijgt.
Optie 2: U kan actief, bij kennisname van het dossier ook de puntenaanpassing aanvaarden, het dossier krijgt onmiddellijk de status “afgesloten door Balie”.
Optie 3: U kan, mits motivering, ook de puntenwijziging weigeren, waarop het dossier de status “voorstel afsluiten” krijgt. In voorkomend geval wordt aangeraden om voor wat betreft uw motivering, niet het veld onder de prestatie te gebruiken, doch wel met een bericht via “communicatie” te werken, dit teneinde het overzicht te bewaren.
Opgelet, aangezien wij in de laatste rechte lijn zijn, naar het trekken van de lijsten, lees het vast fixeren van het totale aantal dossiers dat, onder voorbehoud van Audit, voor uitbetaling 2027 vertrekt, is het mogelijk, dat indien u in deze dossiers niets zou doen (optie één dus), deze dossiers niet de gepaste status hebben om met deze eerstvolgende lijsten mee te vertrekken.
Uw BJB spant zich van haar kant in om maximaal de tijdig afgesloten én volledige dossiers met de lijsten te laten vertrekken.
Een zelfde garantie kan veel minder geboden worden met betrekking tot (meervoudig) onvolledig bevonden puntenverslagen, betwiste puntenverslagen, enz. Het tijdsbestek is daartoe immers ook veel te kort.
Mogelijks bestaat er misperceptie met betrekking tot het effectieve tijdsbestek waarover uw BJB beschikt voor de verwerking van uw puntenverslagen.
Graag verschaffen wij u daaromtrent enige toelichting.
De puntenverslagen die u uiterlijk 15 juli indient, komen in aanmerking voor de uitbetaling (normaliter uiterlijk) juni van het daaropvolgende jaar.
De puntenverslagen die u na 15 juli en uiterlijk 31 december indient, komen in aanmerking voor de uitbetaling (normaliter uiterlijk) december van het daaropvolgende jaar.
Heeft uw BJB (niveau interne controle) en uw communautaire Orde in samenwerking met uw BJB (niveau Audit, i.e. voormalige Kruiscontroles) dan een jaar de tijd voor verwerking?
Neen, wij beschikken slechts over een zestal maand teneinde zowel de volledige interne controle te organiseren (i.e. ieder individueel nazicht van ieder puntenverslag op het niveau van uw lokaal BJB), als de daaropvolgende drie maand durende Audit (niveau OVB-OBFG).
Voor de puntenverslagen welk u indiende uiterlijk 15 juli, loopt de Audit van november tot en met januari. Per 1 februari wordt de lijst puntenverslagen ter betaling aangeboden aan de Overheid.
De maanden die erop volgen tot uitbetaling, juni ieder jaar ongeveer, ligt het initiatief niet langer bij uw BJB, noch uw communautaire Orde.
Voor de puntenverslagen welk u indiende uiterlijk 31 december, loopt de Audit van april tot en met juni. Per 1 juli wordt de lijst puntenverslagen ter betaling aangeboden aan de Overheid.
Ook hier, de maanden die daarop volgen tot het moment van uitbetaling normaliter december datzelfde jaar, ligt het initiatief niet langer bij ons, doch wel bij de Overheid, FOD Justitie, Administratie, …
In zoverre daar nog misverstanden zouden over bestaan, de effectieve uitbetaling gebeurt voorts niet door uw lokale BJB. De gelden worden, zoals ontvangen vanwege de Overheid, door OVB (langs Vlaamse zijde), rechtstreeks aan de advocaat doorgestort.
Wij danken u voor uw begrip en uw medewerking.
Rest ons enkel nog u een goede start te wensen van een uitdagend nieuw gerechtelijk jaar.
Met confraternele groeten,
Katy Van Petegem & Jan Coene
BJB Gent
