PRIVACYVERKLARING

Privacyverklaring balie Gent

Versie 1.3
17 november 2023

 Inleiding

De privacyverklaring balie Gent (hierna “balie”, “wij”, “ons”)

In België is elke advocaat lid van een lokale orde van advocaten, de balie genoemd. De balie is lid van de ‘Orde van Vlaamse Balies’.

De balie is krachtens de wet, decreten, besluiten en reglementen verantwoordelijk voor de organisatie van en het toezicht op de uitoefening van het beroep van advocaat. De balie waakt over de belangen van de rechtzoekende en over rechten en plichten van de advocaten. De balie staat onder andere in voor de organisatie van de beroepsopleiding van advocaten-stagiairs, de juridische bijstand en de permanente vorming van advocaten. De balie heeft een bij wet bepaalde organisatiestructuur en een eigen administratie voor haar werking.

In deze privacyverklaring kan u de informatie vinden over de manier waarop wij omgaan met de persoonsgegevens die de balie als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt. In sommige gevallen valt de verwerking van persoonsgegevens (mede) onder de verantwoordelijkheid van andere instanties; hierbij denken we aan gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijkheid met bijvoorbeeld de Orde van Vlaamse Balies en het verwerken van persoonsgegevens in hoedanigheid van Verwerker. In voorkomend geval kunnen uw vragen betreffende gegevensbescherming mede beantwoord worden door de (mede)Verantwoordelijke.

 Over wie verzamelt de balie gegevens?

In het kader van de uitvoering van haar opdrachten worden persoonsgegevens verzameld van onder meer:

  • Advocaten (tableau, stagiair en ere-) die lid zijn van de balie of andere balies; over de functies die de advocaten opnemen binnen de balie en de meldingen door advocaten van hun activiteiten buiten de hoedanigheid van advocaat;
  • Rechtzoekenden die een beroep doen op juridische dienstverlening van de balie en haar advocaten, onder meer in de juridische eerstelijnsbijstand en tweedelijnsbijstand; die vragen hebben over de tussenkomst van een advocaat of andere informatie vragen;
  • Externe partners die ons technisch en praktisch bijstaan bij het uitvoeren van de diensten van de balie, waaronder bij wijze van voorbeeld diverse beroepsorganisaties, leveranciers van IT-infrastructuur/software;
  • Personeel de personen in dienstverband bij de balie;
  • Medewerkers personen die buiten een dienstverband de werking van de balie ondersteunen of voor haar opdrachten worden toegewezen;
  • Kandidaat-medewerkers personen die zich kandidaat stellen als medewerker.
  • Personen waarover adviezen worden gevraagd. De balie verleent adviezen onder meer voor de organisatie van de magistratuur;
  • Overige contacten, dit zijn personen die contact opnemen met de balie naar aanleiding van onze opdrachten en dienstverlening.

 

Welke opdrachten heeft de balie, welke persoonsgegevens worden hiervoor verwerkt?

Doeleinden als beroepsorganisatie:

de opdracht van de balie is de bij wet, decreet, besluit of reglement opgedragen taken uit te voeren over en voor de advocaten van de balie en rechtzoekenden. De opdrachten, onder leiding en toezicht van de Stafhouder, bestaan onder meer uit:

  • Het behartigen van de belangen van de beroepsgroep, daarbij verzorgen wij ook externe zakelijke contacten met onder meer verzekeringsmaatschappijen, externe belangengroepen, media, justitie en overheidsinstellingen.

 

  • Opvolging van advocaten aangesloten bij de balie van hun rechten en de verplichtingen ingevolge het lidmaatschap. Het bijhouden van tableau van advocaten en de lijst advocaten-stagiairs, de lijst van de ere-advocaten. De vertegenwoordiging van de balie.

 

  • Opvolging en tot toepassing van de deontologische regels door advocaten. Behandelen van klachten over advocaten en tuchtonderzoeken.

 

  • Organisatie van de verkiezingen van de stafhouder, de raad van de orde en afgevaardigden van de balie bij de Orde van Vlaamse Balies

Voor het uitvoeren van de opdrachten is communicatie met de advocaten van de balie via de website, e-mail, nieuwsbrief, sociale media, ons magazine Strop en Toga of andere kanalen vereist. Uw contactgegevens worden ook opgenomen in de dataverzameling van de Orde van Vlaamse Balies met wie u in communicatie bent. Voor en door de communicatie worden statistische gegevens verzameld.

Op openbare activiteiten of vormingen van de balie kan het dat (sfeer)foto’s en videobeelden worden opgenomen. Deze foto’s kunnen opgenomen worden in externe publicaties indien u hier akkoord mee gaat.

Tot slot kunnen bijkomende veiligheidsmaatregelen worden toegepast om de veiligheid van advocaten, personeel, medewerkers en derden te waarborgen. Daarbij wordt bijzondere aandacht besteed aan de vertrouwelijkheid.

 Hieronder volgt een niet-beperkte lijst van persoonsgegevens die de balie verwerkt:

Algemeen ledenbeheer en administratie

In uitvoering van haar opdrachten en dienstverlening worden gegevens over de advocaten en hun organisatie verzameld. Het zijn professionele gegevens van de advocaten maar ook hun persoonsgegevens, te weten contactgegevens, identificatiegegevens, wederzijdse communicatie tussen Balie en advocaat, status van het lidmaatschap. Deze informatie wordt ook meegedeeld aan de Orde van Vlaamse Balies, andere balies en overheden zodat toegang kan worden verleend tot applicaties voor en informatie aan advocaten.

Tucht

Tuchtdossiers omvatten onder meer de klachten, onderzoeken, adviezen, verslagen en beslissingen overeenkomstig de wettelijke en reglementaire voorschriften, dit nauwgezet en onder strikte vertrouwelijkheid.

Communicatie

Op diverse wijzen wordt ingezet op externe en interne communicatie, onder meer via sociale media, website, nieuwsbrief, bezorgen van Strop & Toga. Voor de nieuwsbrief worden de e-mailadressen van de advocaten verzameld om de advocaten op de hoogte te houden van noodzakelijke informatie. Bij communicatie (zowel naar advocaten als externen) kan het dat persoonsgegevens zoals elektronische identificatie-gegevens (IP-adres), Identificatie-en contactgegevens (naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, ontvangen berichten,…) worden verwerkt.

Permanente Vorming

Alle persoonsgegevens nodig voor de opvolging en organisatie van opleidingen en vormingen worden benut. Attesten van aanwezigheid en behaalde punten worden verzameld, verwerkt en opgevolgd.

Financiën

De facturatiegegevens, fiscale fiches, aangifte van stand van derdenrekening en opvolging, opvolging van de witwaswetgeving, de dossiers met betrekking tot verzekeringen worden verzameld, verwerkt en opgevolgd.

Stage

De lijst van stagemeesters en stagiairs, diploma’s van de advocaten, stageovereenkomsten, aanwezigheden bij de opleidingen, opvolging van stages en stageverslagen, BJB-dossier en behaalde attesten, beoordelingen en beslissingen worden verzameld, verwerkt en opgevolgd.

Deontologie

In uitvoering van haar opdrachten wordt onderzoek verricht en advies gegeven over onder meer, maar voornamelijk over de opdrachten van de balie en de advocatuur.

Juridische informatie en bibliotheken

De toegang tot juridische informatie wordt ter beschikking gesteld op basis van het betreffende reglementen of afspraken, onder meer het toewijzen van bibliotheekkaarten, factureren van administratieve kosten e.a.

Mandaten

Een lijst van gerechtelijke en bestuursmandaten van de leden van de balie wordt bijgehouden.

Nevenactiviteiten

De balie ontvangt en verwerkt de meldingen over nevenactiviteiten van de advocaten.

Ereloonbetwisting

De balie adviseert de rechtbanken in ereloonbetwistingen, daarbij neemt ze kennis van de inhoud van het dossier, de partijen, potentiële financiële gegevens.

De balie behandelt op verzoek of in uitvoering van haar opdracht door arbitrage of met bindende derdenbeslissing de ereloonbetwistingen en stelt arbiters, derdenbeslissers aan die alleen of in commissies zetelen.

Eerstelijnsbijstand, BJB en Salduz

De gegevens betreffen inschrijvingen op de diverse lijsten o.m. de permanentielijst, de verslagen in de dossiers, de toekenning van punten en vergoedingen, de rechtsmateries, de diverse controles.

Welke gegevens verwerkt de balie van de rechtzoekende?

De balie verwerkt persoonsgegevens van de rechtzoekende wanneer deze kaderen binnen de haar bij wet, decreet, besluiten of reglement bepaalde opdracht:

 Contactpunt

Als beroepsorganisatie van de advocatuur in Gent en in functie van vragen haar gesteld over de werking van de advocatuur of over de juridische dienstverlening.

In dit kader worden contact- en identificatiegegevens opgevraagd zodat wij de identiteit kunnen nagaan van de bezoeker of de betrokkene.

Eerstelijns- of tweedelijnsbijstand

De balie en de betrokken advocaten dienen zich steeds te houden aan de richtlijnen vastgesteld door de wet, de balie, de Orde van Vlaamse Balies en andere bevoegde instanties. De eerstelijns-en tweedelijnsbijstand zijn opdrachten in het kader van het algemeen belang.

Bij de behandeling van de juridische vraag of dossier van de rechtzoekende worden de persoonsgegevens verwerkt voor de eerstelijns- of tweedelijnsbijstand.

Bij de aanvraag zullen persoonsgegevens worden opgevraagd zoals uw identificatiegegevens, familiale status, bewijzen omtrent inkomsten, bezittingen, spaargelden, facturen, financiële gegevens, de betaling van eventuele provisies aan een advocaat,…

In het kader van deze dossiers zullen ook gerechtelijke en juridische gegevens worden verwerkt (dagvaardingen, verzoekschriften, vonnissen, vorderingen, conclusies, documenten van de gerechtsdeurwaarder,…)

De dossiers bestaan uit communicatie en stukken in het kader van de juridische eerstelijnsbijstand, aanvraagformulier tweedelijnsbijstand, aanstellingsbrief advocaat, alle relevante stukken om uw aanvraag tot het verkrijgen van juridische bijstand in overweging te nemen, beslissingen van het BJB omtrent voorlopige of definitieve aanstellingen en het al dan niet (gedeeltelijk) kosteloze karakter hiervan; klachten voor de stafhouder en gerelateerde communicaties en stukken.

Daarnaast kunnen ook bijzondere categorieën van gegevens, zoals strafrechtelijk gegevens verwerkt worden.

Alle verwerkingen van gegevens noodzakelijk is voor de behandeling van deze dossiers.

Vragen en/of klachten in verband met advocaten

Het noteren van vragen of klachten en/of de opmaak van een dossier of klachtendossier voor behandeling en onderzoek naar advocaten.

Welke gegevens verwerkt de balie van kandidaat-medewerkers?

De balie heeft medewerkers. Bij vacatures worden deze behandeld met de hoogste vertrouwelijkheid en de gegevens meegedeeld in het kader van deze sollicitatie binnen de bij wet of arbeidsreglement voorziene termijn bijgehouden. (Dit betreffen contact- en identificatiegegevens, alle gegevens gerelateerd aan de ervaring en loopbaan van de kandidaat, andere gegevens die in het kader van de sollicitatie worden meegedeeld of getest via een assessment)

Gegevens van medewerkers worden bijgehouden binnen de bij wet voorziene termijn na het beëindigen van de arbeidsovereenkomst, in uitzonderlijke gevallen kan deze termijn worden overschreden, bijvoorbeeld bij een aanhoudend geschil.

Welke gegevens verwerkt de balie in het kader algemene werking?

De balie werkt in een beveiligde IT-omgeving en gebruikt daarbij verscheidene software-providers en externe professionele partijen om de operationele werking te verzekeren van de diensten, o.m. de administratie en communicatie. De gegevensverwerking wordt beperkt tot wat noodzakelijk is. De balie opteert voor partners en verwerkers die hoog niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens kunnen waarborgen.

De persoonsgegevens worden niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER) bewaard/verwerkt, tenzij afdoende waarborgen worden gegeven conform de GDPR.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw gegevens zolang als nodig voor het doel van de verwerking zoals hierboven uiteengezet.

Er zijn drie categorieën van bewaartermijnen:

De wettelijke retentietermijnen waarbij door wet een minimumtermijn wordt bepaald (tuchtrechtelijk, bewaartermijnen boekhoudkundige verplichtingen, minimum bewaartermijnen van dossier van de rechtzoekende,… ), deze worden uiteraard gehanteerd.

Een tweede categorie van termijnen bestaat erin de contractuele termijnen tussen partijen te respecteren en worden bij overeenkomst bepaald.

Tot slot een derde categorie waarbij geen wettelijke of contractuele termijn is bepaald. Daar worden veel gebruikte standaardtermijnen gehanteerd (Bv. de klachten inzake gegevensbescherming worden 5 jaar bijgehouden na afsluiting. De registratie van bezoekers bij de balie 2 jaar bijgehouden na registratie aan de balie, er zijn ook termijnen ingesteld op firewalls, accessbeleid, antispamdetectie,…  ).

De balie handelt als normale en zorgvuldige onderneming. Meer informatie hieromtrent kan u navragen bij de Data Protection Officer van de balie.

Technische en organisatorische maatregelen?

De persoonsgegevens worden beveiligd door passende technische en organisatorische maatregelen.

De balie heeft veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens te vermijden; alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens. Zo zijn er onder meer identiteitscontroles, verschillende fysieke barrières, aanmeldings- en onthaalprocedures, interne beleidsdocumenten, technische controles…

Gezien de verbondenheid van de balie met de infrastructuur van Justitie zijn verschillende technische maatregelen onlosmakelijk verbonden met het beleid over de beveiliging van FOD Justitie. Wanneer u bijkomende vragen heeft kan u contact opnemen met onze DPO of zaken melden aan de stafhouder van de balie.

Met wie of welke organisaties worden de gegevens gedeeld?

Het kan zijn dat de balie persoonsgegevens deelt zo dit nodig is voor de uitvoering van haar opdrachten, om te voldoen aan een wettelijke verplichting of wanneer het legitiem belang van de balie dit vereist en dit verenigbaar is met het doel van de verwerking. Dit gebeurt steeds op proportionele wijze en in de lijn met de geldende regelgeving waaraan de balie moet voldoen.

Persoonsgegevens worden bijvoorbeeld gedeeld met de volgende organisaties (Orde van Vlaamse Balies, Justitie, …) wanneer dit noodzakelijk is in het licht van onze taken van algemeen belang.

Verder kan het voorkomen dat Persoonsgegevens worden gedeeld met overheidsorganen, gerechtelijke instanties, andere externen met het oog op de naleving van onze wettelijke verplichtingen als beroepsorganisatie en onderneming.

Welke rechten heeft u als betrokkene?

Wil u uw gegevens raadplegen, overdragen, wijzigen, corrigeren, beperken of verwijderen dan kan u hiervoor een e-mail sturen, mits bewijs van uw identiteit, naar het e-mailadres stafhouder@baliegent.be of naar onze externe DPO Jents@advocaatdebruyne.be.

De balie behandelt uw verzoek zo snel als mogelijk. In ieder geval brengen wij u steeds uiterlijk binnen een termijn van 1 maand na ontvangst van uw verzoek op de hoogte van het gevolg dat wordt gegeven. In geval van complexe of veelvuldige verzoeken, kan deze termijn verlengd worden naar 3 maanden. In dit laatste geval wordt u geïnformeerd over de verlenging van de antwoordtermijn.

Wanneer er sprake is van een data-incident waarbij uw rechten en de bescherming van uw persoonsgegevens dreigen te worden geschonden, zal de toezichthoudende autoriteit hiervan op de hoogte worden gesteld en u, bij een hoog risico voor uw rechten en vrijheden van natuurlijke personen, als betrokkene worden geïnformeerd.  

U heeft tevens het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit:

Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) Drukpersstraat 35

1000 Brussel

+32 (0)2 274 48 00

contact@apd-gba.be

Juistheid van uw gegevens 

Als gebruiker van onze communicatiekanalen en diensten garandeert u dat de gegevens die u meedeelt juist en volledig zijn en dat u daartoe gemachtigd bent. Het meedelen van onjuiste gegevens of gegevens die toebehoren aan derden, kan ertoe leiden dat de gebruiker, tijdelijk of definitief, iedere toegang, geheel of gedeeltelijk, wordt ontzegd tot de diensten van de balie. 

Algemene bepalingen 

Indien aangaande de verwerking van persoonsgegevens één van de voorafgaande bepalingen niet geldig zou zijn, dan wordt deze vervangen door een bepaling die het onderliggend doel van de vooropgestelde bepaling zoveel als mogelijk zal benaderen.  

De Privacyverklaring is onderworpen aan het Belgisch recht.

De Belgische Autoriteiten (bv. de Gegevensbeschermingsautoriteit) en/of de Belgische rechtbanken, van het arrondissement Gent zijn, bij uitsluiting van alle andere, bevoegd om kennis te nemen van geschillen en klachten die zouden rijzen met betrekking tot deze website of het gebruik ervan of aangaande de verwerking van persoonsgegevens. 

Deze Privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. De wijzigingen worden automatisch van kracht na publicatie.

 

Balie Gent                                                              Externe DPO t.a.v. Balie Gent
Orde der Advocaten                                          Advocaat Debruyne BV
Opgeëistenlaan 401/P                                       Kattestraat 83
9000  Gent                                                             8520 Kuurne         
KBO 0858.349.931                                                           

stafhouder@baliegent.be                    Jents@advocaatdebruyne.be